Le bouclement, sans courir après les pièces.
Un site et un espace client pour votre fiduciaire : chaque client voit la liste des pièces qui manquent, les dépose en deux clics, et les relances sont préparées pour vous jusqu’à ce que le dossier soit complet : un clic les envoie. Votre équipe ne traite plus que les exceptions.
Mars, avril, et les mêmes e-mails à cinquante clients
Chaque année, la même course : relever les pièces manquantes, écrire aux clients, relancer, relancer encore, et tenir à jour qui a envoyé quoi. Le travail de fond attend pendant que l’équipe fait le facteur.
Ce que fait le portail
La liste des pièces, par client
Chaque client voit ce qui manque pour son dossier, avec un taux d’avancement. Plus besoin de chercher le dernier e-mail.
Le dépôt en deux clics
Le client dépose le document depuis son téléphone ou son ordinateur. La pièce passe en « reçu » et le dossier avance.
Les relances prêtes à partir
Tant qu’une pièce manque, la relance vous arrive en brouillon aux dates que vous fixez. Vous la relisez, vous ajoutez une pièce oubliée si besoin, et un clic l’envoie : un seul e-mail au client, pas deux. Dès que le dossier est complet, tout s’arrête et vous êtes prévenu.
Sécurité, en clair
- Vos clients n’ont pas de mot de passe. Ils reçoivent un lien personnel, limité dans le temps, qui ne sert qu’à déposer. Il ne permet ni de voir ni de télécharger un document.
- Vos collaborateurs ont chacun leur compte, avec une double authentification obligatoire.
- Rien ne part sans vous. Un collaborateur relit et envoie chaque série de demandes ; chaque pièce reçue est vérifiée avant d’être acceptée.
- Hébergé en Suisse, chez Infomaniak, dans un environnement réservé à votre fiduciaire, chiffré.
- Nous ne sommes pas votre archive. Les pièces sont effacées 90 jours après la clôture du dossier, sauvegardes comprises sous 30 jours.
Essayez-le comme un client
Le site concept de la Fiduciaire Belvédère montre l’espace client : déposez les deux pièces manquantes et regardez le dossier passer à 100 %. Données fictives, rien n’est envoyé.
Relié à votre site
- À votre adresse. L’espace de dépôt s’ouvre sur votre domaine, par exemple depot.votre-fiduciaire.ch, avec votre logo et vos couleurs.
- Un bouton sur votre site. « Déposer des documents » mène à l’espace, que le site soit neuf ou celui que vous avez déjà.
- Vos e-mails, votre nom. Les demandes et les relances partent de votre adresse ; le client vous répond directement.
Prix
Avec un nouveau site : le Site qui relance, CHF 3’900 puis CHF 290 par mois. La relance des pièces est l’automatisation incluse : site, espace de dépôt, relances, hébergement en Suisse et entretien, dans un seul prix.
Avec votre site actuel : l’outil seul, CHF 1’900 de mise en place puis CHF 190 par mois, sans frais par client ni engagement.
Aucun frais par client : vous payez le système, pas le nombre de dossiers. Le portail client s’ajoute pour CHF 190 par mois, avec 50 comptes clients actifs compris ; le CRM métier est sur devis. Toutes les formules.
Questions fréquentes
- Le portail remplace-t-il notre logiciel comptable ?
- Non. Il se place autour de votre logiciel : il gère la liste des pièces attendues, leur dépôt et les relances. Les documents reçus vont ensuite là où vous travaillez.
- Peut-on le relier à Bexio ?
- Oui, Bexio propose une interface de programmation. La liaison est définie lors de l’analyse, selon ce que vous voulez synchroniser : clients, mandats ou factures.
- Qu’en est-il du secret professionnel ?
- Accès par client, le minimum de données dans les messages, et un contrat de sous-traitance conforme à la LPD qui précise qui traite quoi et où.
- Faut-il changer de site ?
- Non. L’espace de dépôt vit à une adresse de votre domaine, par exemple depot.votre-fiduciaire.ch, avec votre logo et vos couleurs. Un bouton « Déposer des documents » sur votre site actuel y mène, et les e-mails partent de votre adresse. Si vous voulez aussi un nouveau site, le Site qui relance comprend les deux.
- Beaucoup de nos clients n’envoient leurs pièces qu’une fois par an.
- C’est prévu : il n’y a aucun frais par client ou par dossier. Le prix mensuel couvre l’hébergement en Suisse, les sauvegardes et la surveillance du système, qu’il serve dix ou cent clients.
- Nos clients ne sont pas à l’aise avec l’informatique.
- Le dépôt se fait en deux clics, depuis un téléphone : une photo du document suffit. La liste des pièces manquantes est écrite dans les mots du client, pas dans ceux du comptable.
Parlons de votre entreprise.
Trois lignes suffisent : votre activité, ce qui vous fait perdre du temps ou des clients, votre téléphone. Je réponds en un jour ouvrable.